仕事をしていると、相手をイライラとさせてしまうことがありませんか？
本日は、結論から申し上げましょう。
「コミュニケーションは自分が前進させると双方幸せになる」というお話です。
人との会話・メールやLINEのやり取りは、自分から話を「進める」
会話はどちらかが前進させないと永遠に進まないですよね。
営業マンが、お客様の所へ訪問する日取りをしているとしましょう。
営業Ａ「導入していただいているシステムはいかがでしょうか？」
お客様Ｂ「うん、今のところ良いです」
Ａ「一応メンテに伺いたいのですが、良いですか？」
Ｂ「まぁ、イイですよ」
Ａ「いつがよろしいですか？」
Ｂ「うーん、結構最近忙しいからなぁ、、、」
Ａ「あ！忙しいですか？」
Ｂ「うん、忙しいんだよね〜」
皆さんこのやり取りをご覧になっていたら、とてももどかしい思いがするでしょう。
何故か。それは、どちらも話を進めていないからです。
では、私が営業マンだったらどうするか？
「メンテに伺いたいので、ご都合のよろしい時間帯を教えていただけませんか？」や、
「メンテに伺いたいので、今からスケジュールの調整をさせていただいてもよろしいですか？」などでしょうか。
話が進まないもう一つの例
九州地方に住んでいる私の友人がいます。
ある時LINEがポンって飛んできました。
「5/3から3泊4日くらい東京に遊びに行くよ」
これだけ飛んできたので、何を私に伝えたいのか分かりませんでした。
まぁ、友人なので、「飲みにでも行きたいからセッティングしてくれや〜」のような気持ちなのかなと私は察しました。
5/3からということですが、何時の便かは書いてありません。
一応「5/3の何時の便なんだい？」と聞くと、「21:30くらいに羽田に着く」と返信。
つまり、「5/3は遊べないやーん！！」心の中で叫んでしまいました（笑）
このケースは、私と良く知る友人とのLINEのやり取りだったので、私の方から候補日を挙げ、結果スケジューリングはできました。
ただ、私が私の友人の立場であれば、次のようにLINEを必ず送ります。
「5/3の最終便で東京入りするから、5/4の10:00〜5/7の16:00まで時間があるんだ。飲みに付き合ってよ。忙しいとは思うけど、飲みに行ける時間ある？」
相手の頭の中の「？」を如何に減らせるかが勝負！
先ほどの友人の最初のLINEの文言はこうでしたね。
「5/3から3泊4日くらい東京に遊びに行くよ」
これを受け取った私は嬉しさもありましたが、「何を伝えたいのだろう？」と少々悶々としました。
- 5/3の何時から予定を入れられるのか？
- 「くらい」とは何日いるのかな？
- 「遊びに行く」とは、私と遊びたいのかな？それともただの報告？
- 「遊ぶ」って、具体的に何をしたいのかな？希望はあるのかな？
私は彼と遊びたければ、これだけ沢山のことを確認しなくてはならないのです。
友人だったから許されますが、もし仕事の取引先相手に、これに近いメールを送っていたら、面倒くさがられて先方はメールを無視することでしょう。
仕事ができる人は、何をしてほしいかを明確に示す
スケジューリングのコツは、ポイントを抑えれば、確実に誰もができるようになります。
- スケジュールを確保して「何をしたいのか」伝える。(曖昧にしてはいけない)
- 自分が候補の時間帯を示す。(曖昧にしてはいけない)
- 「何時間(あるいは何分)下さい」とハッキリ言う。(曖昧にしてはいけない)
これでお客様はストレスなく予定を調整して下さいます。
お互いに忙しいときにこそ、前進するコミュニケーションを使ってみましょう。
まとめ
特にLINEやメールでスケジューリングする際は、自分からどんどん日付や時間帯、やりたいことをハッキリと提示していくのが吉！